Seven boxes

Foto: http://www.flickr.com/photos/deiby/ / CC BY-NC-SA 2.0

Emellanåt upplever jag att världen försöker trycka ner information i halsen på mig. Vid sidan om all elektronisk information väller det in papper så gått som dagligen. Det är kontoutdrag, lönebesked, besked från Försäkringskassa och information som har med min profession att göra. Hur skall man undvika att drunkna i floden av papper?

Lösningen enligt GTD

Enligt David Allen, uppfinnaren av Getting Things Done, löser man problemet genom att antingen slänga inkomna papper, eller arkivera dem. Undantag gör han för papper som behövs för att genomföra uppgifter. Dessa hamnar i en särskild mapp för stödmaterial, tills uppgiften är löst. Därefter ställs man återigen inför valet att kasta eller arkivera. För att inte arkivet skall svämma över bräddarna rensar man ut det en gång om året.

Det här låter bra i teorin, men det fungerar inte i mitt hushåll. Genom åren har vi provat olika typer av system, men allt som bygger på disciplin när man trött kommer hem från jobbet har misslyckats. Papper har istället hamnat i olika högar på köksbord, köksbänkar och andra ställen jag knappt trodde var möjligt.

För att något skall fungera hemma hos mig krävs ett minimum av energiförbrukning. Motståndet måste vara näst intill lika lågt som att lägga allt i en hög på bordet. Allens system kräver helt enkelt för mycket energi, eftersom man måste fatta rätt beslut med en gång. Rädslan att kasta något som senare visar sig vara viktigt gör att jag klänger fast vid allt utom uppenbart skräp.

Jag behöver en annan lösning – ett mellanläge – en nivå mellan papperskorgen och arkivet. Här kommer sju kartonger in.

Min lösning

Principen är enkel: skaffa en rymlig kartong och märk den med det innevarande årtalet. När ett papper hamnar på ditt bord ställer du dig frågan “skall det kastas”. Du har då följande alternativ:

• Ja – kasta det
• Nej – arkivera det
• Kanske – lägg det i lådan

När året är slut ställer du undan lådan i en garderob och skaffar en ny som du märker med det nya årtalet. När sju år är till ända har du sju fulla kartonger. Du tömmer då den första i pappersåtervinningen (eller eldstaden) och märker om den med det då innevarande årtalet. Nästa år gör du om processen med nästa låda i serien och så vidare.

På det här sättet minskar beslutstiden för inkommande papper. Allt jag förmodligen borde slänga, men inte riktigt vågar har en plats där jag snabbt kan dumpa det. Arkivet reserveras för papper jag förbinder mig att spara lång tid, varför jag slipper rensa ut det varje år. Tiden brukar utvisa vad som är viktigt och vad som inte är det. Med det här systemet måste jag inte fatta rätt beslut med en gång, utan jag har sju år på mig att inse att något behöver sparas permanent. Jag kan garantera att det är i sin ordning att kasta det som finns kvar när tiden gått ut. Detta system sparar mental energi för mig och jag kan redan se hur pappershögarna minskar runt om i huset. Varför just sju kartonger? Skatteverket kan begära att få se på kvitton och andra deklarationsunderlag för sex år tillbaka. Ett kvitto får vara två år när du tar upp det i deklarationen, varför man egentligen borde spara allt i åtta år.¹ Det är emellertid oerhört sällan jag gör avdrag i deklarationen för sådant man kan spara kvitton för. Dessutom låter siffran sju bättre än siffran åtta, särkilt om man säger den på engelska: seven boxes.